비즈니스 이메일 작성하는 방법

 

e-mail은 사내에서 보고나 프로젝트 진행을 위해 사용하는 것은 물론, 비즈니스관련 고객사, 제휴사등 거래처와 커뮤니케이션을 많이 사용됩니다. 이메일를 작성 정확한 정보를 전달할 수 있기 때문입니다. 업무적으로  이메일을 발송할 경우, 기본적인 양식을 갖추어 작성하는 것이 중요합니다. 비즈니스 메일 제목부터 본문, 끝맺음 말 작성법, 첨부파일 전송 방법등의 작성요령을 포스팅 하겠습니다.

 

 

수신 (TO)
수신자는 이메일을 받는 사람입니다. 수신에는 여러 개의 주소를 적을 수 있지만, 답장의 책임소재가 불분명해지기 때문에 너무 많은 사람을 추가하지 않도록 하는 것이 좋습니다. 수신인의 이메일 주소를 적을 때 이메일 주소가 맞는지 재확인을 꼼꼼하게 확인해야 합니다.

참조(CC)
이메일 내용에 답장을 해야 하지 않지만, 내용을 공유할 필요가 있는 관계자들이 있습니다. 이런 사람들은 메일주소를 참조기능에 넣으면 됩니다. 특히 내가 하는 업무를 파악하고 있어야 하는 상사나 관리자의 경우, 중요한 업무 이메일을 주고 받을 때 포함하는 것이 좋습니다.

숨은 참조(BCC)
숨은 참조는 참조와 비슷하지만 수신자에게 참조자를 숨기고 싶을 때 사용합니다. 일반적으로 거래처 등 외부에 보내는 이메일에 상사를 참조하고 싶을 때 숨은 참조 기능을 사용하는 경우도 있습니다. 참조를 해야될 인원이 많을 경우에도 숨은 참조를 사용하기도 합니다.

 

 

메일 제목

메일 제목은 목적이 명확하고 간단하게 작성하는 것이 좋습니다. 메일 받는 사람이 제목을 보고 용건이 무엇인지 알 수 있도록 간결하게 작성하는 것이 좋습니다. 이메일 제목은 30자 내외로 마무리 하는 것이 좋습니다.

 

인사

처음 메일을 발송할 경우 간단한 인사 및 자기소개(소속, 직급)을 작성하는 것이 좋습니다.

 

예시 :

안녕하십니까, OO건설 홍길동 대표님, 에이스 전자 김길동 부장입니다.

 

안녕하세요. IT디바이스팀 스티브 잡스 팀장입니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

내용

비즈니스 이메일은 간결하면 이메일을 발송한 이유, 목적 간단하게 요약을 하여 작성해야 됩니다.

중요한 내용이 가장 먼저 작성하는 것이 좋습니다. 이메일을 보낸 용건을 한 문장으로 축약해서 적은 후 나머지 내용을 풀어서 작성하는 것을 추천합니다.

이메일의 내용이 길어질 경우 중간 제목을 쓰고  처리(볼드)를 해서 읽는 이가 글의 내용이 달라짐을 한 눈에 파악할 수 있게 하는 것이 좋습니다.

무엇보다 중요한 것은 내용을 작성하면서 맞춤법에 어긋나거나 오탈자가 있어서는 안됩니다. 많은 오탈자는 상대방의 신뢰를 떨어뜨릴 수 있습니다. 이메일을 수신자에게 보내기 전에 메일주소, 오탈자가 없는지 반드시 내용을 재검토하여 오탈자를 교정한 후 이메일을 배송하시길 바랍니다.

 

 

 

첨부파일

첨부파일을 열어보는 것도 상대방 입장에선 일이기 때문에 꼭 필요한 첨부파일 외에는 이메일에 파일을 첨부하지 않으셔도 됩니다.

메일의 내용글 마무리 한후 이메일 마지막 부분에 첨부파일에 대한 정보를 작성해 주는 것이 좋습니다.

 

예시 :

 

첩부파일

1.    우유 100리터당 단가표 

2.    미국 소고기 상반기 매출표

 

 

 

마무리 인사

이메일을 마무리할 때는 가벼운 인사를 적는 것이 좋습니다. 또한 수신자가 편하게 연락할 수 있도록 이메일 하단에 연락처가 적힌 서명을 넣는 것이 비즈니스 메일 매너 중 하나입니다.

 

 

 

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